Un retard de paiement est souvent problématique. Toutefois, si vous savez vous y prendre, vous pouvez facilement gérer la situation. Comment faire une lettre d’excuses dans ce genre de situation ? Que faut-il dire dans la lettre ? Poursuivez votre lecture pour obtenir la réponse à vos interrogations !
Comment se présente une lettre d’excuse ?
La lettre d’excuse commerciale doit respecter certaines normes et certains critères tant sur le point du fond et sur celui de la forme.
Sur le fond
Vous devez choisir avec soin les mots que vous employez. Pour en savoir plus, vous pouvez visiter la page Euroweb Info . Dans une lettre d’excuse, vous ne direz pas : je présente mes excuses. Il s’agit d’une erreur de formulation. La bonne formule consiste à présenter ses excuses. Vous devez aussi faire court en restant simple.
L’autre option, c’est de dire : je suis vraiment désolé ou encore, je suis vraiment navré. Autre que le lexique, le problème le plus important réside dans la manière avec laquelle vous abordez le problème.
Vous devez mettre les mots sur votre manquement et vos erreurs. Afin de réussir cette étape, restez factuel. Privilégiez les phrases simples. Une fois que vous avez passé cette étape, vous devez arrêter de vous éterniser dans les normes de justification et relancer l’action. À titre d’exemple, le contenu de la lettre peut se présenter comme suit :
» Regrettable incident. Nous avons tardé pour le paiement de votre facture, car…
Vous trouverez ci-joint le règlement de cette dernière.
Veuillez agréer, …
Toute notre considération. »
Sur la forme
En ce qui concerne la forme, vous devez vous référer au format normal de la lettre administrative. Pour y arriver, comme il est dit sur Euroweb Info, vous devez respecter certaines étapes.
La première étape, c’est l’entête de la lettre officielle. Durant la rédaction, vous devez prendre le soin d’indiquer l’expéditeur. Pour la deuxième étape, précisez la date du courrier et le destinataire. Pour la troisième étape, inscrivez l’objet du courrier officiel ainsi que la référence. Pour finir, n’oubliez pas de mettre la formule de politesse.
Quel est le meilleur moment pour envoyer votre lettre de relance ?
La meilleure attitude consiste à répondre le plus tôt possible et dans les meilleurs délais. Dans une lettre de relance, le fournisseur peut indiquer un délai spécifique dans lequel vous devez lui donner une réponse et exiger aussi le paiement.
Pour préserver vos relations, veillez à respecter le délai. S’il s’avère que la lettre d’excuse vient après que vous avez reçu une deuxième relance ou encore, une mise en demeure, répondez vite afin d’éviter les situations de pénalités de retard en cas de poursuites judiciaires. Si vous êtes dans la phase de recouvrement, essayez de répondre dans un délai de quinze jours.